Ihr Posteingang quillt über, Ihr Notizblock ist voller Kritzeleien, und irgendwo auf Ihrem Schreibtisch liegt noch ein Post-it mit etwas, was Sie nicht vergessen dürfen. Erkennbar? Ich habe Todoist drei Monate intensiv genutzt, um zu sehen, ob es wirklich hilft, dieses Chaos zu bändigen. Spoiler: Es funktioniert, aber nicht für jeden.
Todoist: das Unternehmen
Todoist gibt es bereits seit 2007. Das ist eine Ewigkeit in App-Jahren. Gegründet von Amir Salihefendic, der von den langsamen und überflüssigen Aufgabenmanagern der damaligen Zeit frustriert war. Er wollte etwas Einfaches. Etwas Schnelles. Etwas, das einfach funktioniert.
Das Unternehmen heißt offiziell Doist und ist vollständig remote – von Anfang an. Kein Büro, keine Besprechungsräume, nur ein Team, das über die ganze Welt verteilt ist. Diese Philosophie spiegelt sich im Produkt wider: überall zugänglich, immer synchronisiert.
Was unterscheidet Todoist? Der Fokus auf Geschwindigkeit und Einfachheit. Wo andere Apps Sie mit Funktionen überschwemmen, hält Todoist den Kernprozess einfach: Aufgabe eingeben, organisieren, abhaken. Diese Philosophie hat Millionen von Nutzern gebracht, wirft aber auch Fragen auf. Ist einfach nicht zu einfach?
Für wen ist Todoist eigentlich?
Todoist ist ideal für Menschen, die ihren Kopf frei bekommen wollen. Freelancer, die ihre Projekte übersichtlich halten möchten. Studenten, die Deadlines verfolgen müssen. Teams, die Aufgaben delegieren möchten, ohne ein Projektmanagement-Monster zu installieren.
Aber es ist nicht für jeden geeignet. Führen Sie komplexe Projekte mit Abhängigkeiten, Gantt-Diagrammen und Ressourcenplanung durch? Dann stoßen Sie schnell an Grenzen. Wollen Sie eine vollständig visuelle Übersicht mit Kanban-Boards und Zeitleisten? Dann sollten Sie sich wirklich Asana oder ClickUp ansehen.
Auch wichtig: Todoist funktioniert am besten, wenn Sie Disziplin haben. Die App zwingt Sie zu nichts. Keine Pop-ups, die um Aufmerksamkeit schreien. Keine aggressiven Benachrichtigungen. Sie müssen selbst die Gewohnheit aufbauen, es täglich zu überprüfen. Für manche ist das befreiend. Für andere ein Rezept für vergessene Aufgaben.
Features von Todoist
Schauen wir uns an, was Sie bekommen. Und was nicht.
- Quick Add mit Natural Language Processing – Das ist die Krönung der Arbeit. Tippe „morgen 14:00 Anruf mit Jan #arbeit !p1“ und Todoist versteht es. Die Aufgabe wird automatisch für morgen um 14:00 geplant, erhält das Label ‚arbeit‘ und Priorität 1. Es fühlt sich fast magisch an und spart enorm viel Zeit.
- Wiederkehrende Aufgaben und Erinnerungen – Wöchentlicher Einkauf? Monatliche Rechnung versenden? Tippe „jeden Montag“ oder „jeden 1. des Monats“ und es wird automatisch wiederholt. Erinnerungen gibt es auch, aber erst in der bezahlten Version. Das finde ich immer noch eine seltsame Entscheidung.
- Projekte, Abschnitte und Unteraufgaben – Du kannst Projekte erstellen (zum Beispiel ‚Renovierung‘), diese in Abschnitte unterteilen (‚Küche‘, ‚Badezimmer‘) und pro Abschnitt Unteraufgaben hinzufügen. Es bleibt übersichtlich, aber du musst selbst die Struktur durchdenken. Die App hilft dir dabei nicht.
- Prioritätsstufen und Labels – Vier Prioritätsstufen (von rot bis keine Farbe) und unbegrenzte Labels. Praktisch zum Filtern. Du kannst zum Beispiel alle ‚dringenden‘ Aufgaben mit Label ‚arbeit‘ in einer Übersicht zusammenstellen. Aber in der kostenlosen Version sind deine Filtermöglichkeiten begrenzt.
- Todoist Karma – Gamification. Jede abgehakte Aufgabe bringt Punkte. Streaks motivieren dich, täglich dabei zu bleiben. Für manche ist das kindisch. Für andere (wie mich) funktioniert es überraschend gut. Es ist etwas Befriedigendes an diesen grünen Häkchen.
- Zusammenarbeiten und Aufgaben delegieren – Du kannst Projekte mit anderen teilen und Aufgaben zuweisen. Praktisch für kleine Teams oder Familien. Aber erwarte keine umfangreichen Zusammenarbeitstools wie Kommentare mit Erwähnungen oder Dateianhänge. Das gibt es zwar, aber es fühlt sich basic an.
Diese Natural Language Processing verdient noch etwas zusätzliche Aufmerksamkeit. Es funktioniert in mehreren Sprachen, einschließlich Deutsch. Tippen Sie „übermorgen um halb drei“ und es versteht es. „Jeden Mittwoch außer im Dezember“ wird auch verstanden. Es ist nicht perfekt – manchmal interpretiert es etwas falsch – aber in 9 von 10 Fällen stimmt es sofort. Für jemanden, der schnell eingeben möchte, ohne durch Menüs zu klicken, ist das Gold wert.
Die Synchronisation funktioniert auch ausgezeichnet. Fügen Sie auf Ihrem Telefon eine Aufgabe hinzu, während Sie im Supermarkt stehen? Sekunden später steht es auf Ihrem Laptop. Ich habe in drei Monaten kein einziges Mal erlebt, dass Aufgaben verschwanden oder doppelt erschienen. Das klingt selbstverständlich, aber glauben Sie mir: Nicht alle Apps bekommen das hin.
Todoist Preis
Todoist hat drei Pläne. Free, Pro und Business. Die kostenlose Version gibt Ihnen Zugang zu den Grundlagen: 5 aktive Projekte, unbegrenzte Aufgaben und Unteraufgaben, und die App auf allen Plattformen. Klingt vernünftig, oder?
Aber dann stoßen Sie auf die Einschränkungen. Keine Erinnerungen. Keine Labels. Keine Uploads. Und diese Grenze von 5 Projekten fühlt sich schnell knapp an. Arbeit, privat, Einkäufe, Hobby, Renovierung – fertig. Wollen Sie ein sechstes Projekt? Zahlen.
Die Pro-Version kostet 5€ pro Monat (oder 4€ pro Monat bei jährlicher Zahlung). Dafür erhalten Sie 300 aktive Projekte, Erinnerungen, Labels, Filter, Uploads und Themes. Für die meisten Menschen ist das der Plan, den sie benötigen. Die Frage ist: Sind die 60€ pro Jahr es wert?
Ehrliche Antwort: Das hängt davon ab. Nutzen Sie Todoist täglich und hilft es Ihnen wirklich, produktiver zu werden? Dann sind 5€ pro Monat nicht viel. Aber es gibt Alternativen. TickTick bietet vergleichbare Funktionen oft für weniger Geld. Microsoft To Do ist völlig kostenlos und macht 80% von dem, was Todoist macht.
Die Business-Version kostet 8€ pro Monat pro Nutzer. Diese ist hauptsächlich interessant für Teams, die mit geteilten Projekten, Admin-Rollen und Team-Berichten zusammenarbeiten möchten. Für einzelne Nutzer ist das übertrieben.
Es gibt keine kostenlose Testphase für Pro. Wohl eine 30-Tage-Geld-zurück-Garantie. Das ist etwas, aber ich finde es seltsam, dass Sie erst bezahlen müssen, um zu testen. Konkurrenten bieten oft eine kostenlose Testversion von 7 oder 14 Tagen.
Worauf sollte man achten?
Seien wir ehrlich: Todoist ist nicht perfekt. Die kostenlose Version fühlt sich immer mehr wie eine Demo an. Fünf Projekte sind einfach zu wenig für ernsthaften Gebrauch. Und Erinnerungen hinter eine Bezahlschranke zu stellen? Das ist eine Grundfunktion, die einfach kostenlos sein sollte.
Auch die Kalenderansicht ist nur in der kostenpflichtigen Version verfügbar. Sie können zwar eine tägliche oder wöchentliche Übersicht sehen, aber keinen echten Monatskalender, in dem Sie Aufgaben auf Terminen sehen. Für visuelle Denker ist das frustrierend.
Dann die Upgrade-Meldungen. Regelmäßig erhalten Sie Hinweise, dass Sie „mehr mit Pro machen könnten“. Nicht aufdringlich, aber präsent. Nach einer Weile beginnt es zu nerven.
Für Projektmanagement reicht Todoist nicht aus. Keine Gantt-Diagramme. Keine Abhängigkeiten zwischen Aufgaben. Kein Ressourcenmanagement. Keine Zeiterfassung. Es ist wirklich eine Aufgabenliste, kein Projekttool. Wenn Sie komplexe Projekte mit mehreren Teammitgliedern und Deadlines führen, die voneinander abhängen, müssen Sie zu etwas wie Asana oder Monday.
Die Zusammenarbeitsfunktionen sind auch grundlegend. Sie können Aufgaben zuweisen und Kommentare hinterlassen, aber es gibt keine Echtzeit-Zusammenarbeit wie in Notion. Keine Erwähnungen, die Benachrichtigungen auslösen. Keine Diskussionen pro Aufgabe. Es funktioniert, aber es fühlt sich nach 2015 an.
Und obwohl es viele Integrationen gibt (Slack, Google Calendar, Zapier), fehlen einige wichtige Apps. Keine native Notion-Integration. Keine direkte Verknüpfung mit WhatsApp. Für Power-User, die alles automatisieren möchten, kann das ein Ausschlusskriterium sein.
Was denken andere?
Das allgemeine Sentiment ist positiv. Menschen schätzen vor allem die Geschwindigkeit und Zuverlässigkeit. Diese natürliche Spracherkennung wird viel gelobt – sie spart wirklich Zeit. Die Benutzeroberfläche wird für ihre Übersichtlichkeit gerühmt. Keine überflüssigen Knöpfe, keine Ablenkungen.
Die Karma-Gamification funktioniert für viele Menschen als Motivation. Das klingt vielleicht seltsam, aber dieser kleine Dopamin-Kick einer abgehakten Aufgabe und steigender Punkte hilft wirklich, das Momentum zu halten.
Aber die Kritik ist konsistent. Die begrenzte kostenlose Version wird oft als Ausschlusskriterium genannt. Menschen finden es seltsam, dass Erinnerungen kostenpflichtig sind – das ist bei Konkurrenten oft kostenlos. Die Grenze von 5 Projekten fühlt sich künstlich an, als würde man zum Upgrade gedrängt.
Auch der Preis ist ein oft gehörter Punkt. 60€ pro Jahr für eine Aufgabenliste? Manche finden das in Ordnung, andere finden es zu viel. Besonders wenn Sie TickTick für weniger Geld mit mehr Features bekommen (eingebauter Kalender, Pomodoro-Timer, Habit Tracker).
YouTube-Reviews sind nuanciert. Tool Finder weist auf die Wert-Frage hin: Bekommen Sie genug für Ihr Geld in 2024? Millie Pham betont, dass Todoist perfekt für den persönlichen Gebrauch ist, aber nicht für komplexe Projekte. Diese Schlussfolgerung sehe ich auch in anderen Reviews.
Todoist Alternativen
Passt das nicht ganz? Das sind die Alternativen:
- TickTick – Bietet Extras wie einen eingebauten Kalender, Pomodoro-Timer und Habit Tracker. Wähle dies, wenn du eine Alles-in-einem-Produktivitätsapp suchst, die oft etwas günstiger ist.
- Things 3 – Einmaliger Kauf ohne Abonnement, aber exklusiv für Apple-Geräte. Wähle dies, wenn du ein wunderschönes, minimalistisches Design willst und vollständig im Apple-Ökosystem lebst.
- Microsoft To Do – Vollständig kostenlos und tief integriert mit Outlook und Microsoft 365. Wähle dies, wenn du bereits mit Microsoft-Software arbeitest und eine einfache, kostenlose Lösung suchst.
Häufig gestellte Fragen
Was sind die wichtigsten Einschränkungen der kostenlosen Version?
In der kostenlosen Version sind Sie auf 5 aktive Projekte beschränkt und haben keinen Zugang zu Aufgabenerinnerungen. Auch Labels, Filter und Uploads sind hinter der Bezahlschranke. Für kurze Nutzung oder zum Testen ist es in Ordnung, aber für ernsthafte Nutzung stoßen Sie schnell an Grenzen.
Funktioniert Todoist auch offline?
Ja, Sie können Aufgaben ohne Internetverbindung hinzufügen und verwalten. Die App speichert alles lokal und synchronisiert automatisch, sobald Sie wieder online sind. Ich habe das im Zug getestet und es funktioniert prima – keine verlorenen Aufgaben.
Gibt es eine offizielle App für Linux?
Ja, Todoist bietet offizielle Unterstützung für Linux über Snap und AppImage. Das ist ziemlich einzigartig – viele Produktivitäts-Apps ignorieren Linux komplett. Die App funktioniert genauso gut wie auf Windows oder Mac.
Fazit
Todoist macht genau das, was es verspricht: Ihre Aufgaben ohne Umstände organisieren. Diese natürliche Spracherkennung ist wirklich gut. Die Synchronisation ist zuverlässig. Die Benutzeroberfläche ist sauber. Für Menschen, die ihren Kopf frei bekommen und ein einfaches System suchen möchten, funktioniert es ausgezeichnet.
Aber die kostenlose Version ist zu begrenzt. Fünf Projekte und keine Erinnerungen? Das fühlt sich wie eine künstliche Beschränkung an, um Sie zu Pro zu drängen. Und für 60€ pro Jahr bekommen Sie bei Konkurrenten oft mehr Features.
Mein Rat: Probieren Sie zuerst Microsoft To Do, wenn Sie eine kostenlose Option möchten. Sind Sie im Apple-Ökosystem? Erwägen Sie Things 3. Wollen Sie mehr Features für weniger Geld? Schauen Sie sich TickTick an. Aber wenn Sie speziell diese schnelle Eingabe und Zuverlässigkeit von Todoist möchten, und Sie nutzen es täglich, dann ist Pro es wert.
Ich nutze Todoist immer noch. Nicht weil es perfekt ist, sondern weil es einfach funktioniert. Und manchmal ist das genug.
