Ihr Posteingang quillt über, Ihr Notizbuch ist voll mit Kritzeleien, und irgendwo auf Ihrem Schreibtisch liegt noch ein Post-it mit etwas, das Sie nicht vergessen dürfen. Kommt Ihnen das bekannt vor? Ich habe Todoist drei Monate intensiv genutzt, um herauszufinden, ob es wirklich hilft, dieses Chaos zu bändigen. Spoiler: Es funktioniert, aber nicht für jeden.
Todoist: das Unternehmen
Todoist gibt es bereits seit 2007. Das ist eine Ewigkeit in App-Jahren. Gegründet von Amir Salihefendic, der von den langsamen und überladenen Aufgabenmanagern von damals frustriert war. Er wollte etwas Einfaches. Etwas Schnelles. Etwas, das einfach funktioniert.
Das Unternehmen heißt offiziell Doist und ist vollständig remote – von Anfang an. Kein Büro, keine Besprechungsräume, einfach ein Team verteilt über die ganze Welt. Diese Philosophie spiegelt sich im Produkt wider: überall zugänglich, immer synchronisiert.
Was Todoist auszeichnet? Der Fokus auf Geschwindigkeit und Einfachheit. Während andere Apps Sie mit Funktionen überschwemmen, hält Todoist den Kernprozess einfach: Aufgabe eingeben, organisieren, abhaken. Diese Philosophie hat Millionen von Nutzern eingebracht, wirft aber auch Fragen auf. Ist einfach nicht zu einfach?
Für wen ist Todoist eigentlich?
Todoist ist ideal für Menschen, die ihren Kopf frei bekommen wollen. Freelancer, die ihre Projekte übersichtlich halten wollen. Studenten, die Fristen im Auge behalten müssen. Teams, die Aufgaben delegieren wollen, ohne ein Projektmanagement-Monster zu installieren.
Aber es ist nicht für jeden. Führen Sie komplexe Projekte mit Abhängigkeiten, Gantt-Diagrammen und Ressourcenplanung durch? Dann stoßen Sie schnell an Grenzen. Möchten Sie eine vollständig visuelle Übersicht mit Kanban-Boards und Zeitachsen? Dann sollten Sie sich wirklich Asana oder ClickUp ansehen.
Auch wichtig: Todoist funktioniert am besten, wenn Sie Disziplin haben. Die App zwingt Sie zu nichts. Keine Pop-ups, die nach Aufmerksamkeit schreien. Keine aggressiven Benachrichtigungen. Sie müssen selbst die Gewohnheit aufbauen, es täglich zu überprüfen. Für manche ist das befreiend. Für andere ein Rezept für vergessene Aufgaben.
Features von Todoist
Schauen wir uns an, was Sie bekommen. Und was nicht.
Die Natural Language Processing verdient noch etwas zusätzliche Aufmerksamkeit. Sie funktioniert in mehreren Sprachen, einschließlich Deutsch. Tippen Sie „übermorgen um halb drei“ und es versteht es. „Jeden Mittwoch außer im Dezember“ wird ebenfalls verstanden. Es ist nicht perfekt – manchmal interpretiert es etwas falsch – aber in 9 von 10 Fällen stimmt es sofort. Für jemanden, der schnell eingeben möchte, ohne durch Menüs zu klicken, ist das Gold wert.
Die Synchronisation funktioniert ebenfalls hervorragend. Fügen Sie auf Ihrem Telefon eine Aufgabe hinzu, während Sie im Supermarkt stehen? Sekunden später erscheint sie auf Ihrem Laptop. Ich habe in drei Monaten kein einziges Mal erlebt, dass Aufgaben verschwunden oder doppelt erschienen sind. Das klingt selbstverständlich, aber glauben Sie mir: Nicht alle Apps bekommen das hin.
Todoist Preis
Todoist hat drei Pläne. Free, Pro und Business. Die kostenlose Version gibt dir Zugang zu den Grundlagen: 5 aktive Projekte, unbegrenzte Aufgaben und Unteraufgaben, und die App auf allen Plattformen. Klingt vernünftig, oder?
Aber dann stößt du auf die Einschränkungen. Keine Erinnerungen. Keine Labels. Keine Uploads. Und diese Grenze von 5 Projekten fühlt sich schnell eng an. Arbeit, Privat, Einkäufe, Hobby, Renovierung – fertig. Willst du ein sechstes Projekt? Bezahlen.
Die Pro-Version kostet € 5 pro Monat (oder € 4 pro Monat bei jährlicher Zahlung). Dafür bekommst du 300 aktive Projekte, Erinnerungen, Labels, Filter, Uploads und Themes. Für die meisten Menschen ist dies der Plan, den sie brauchen. Die Frage ist: ist es die € 60 pro Jahr wert?
Ehrliche Antwort: das hängt davon ab. Nutzt du Todoist täglich und hilft es dir wirklich, produktiver zu werden? Dann sind € 5 pro Monat nicht viel. Aber es gibt Alternativen. TickTick bietet vergleichbare Funktionen oft für weniger Geld. Microsoft To Do ist völlig kostenlos und macht 80% von dem, was Todoist macht.
Die Business-Version kostet € 8 pro Monat pro Benutzer. Diese ist vor allem interessant für Teams, die mit gemeinsamen Projekten, Admin-Rollen und Team-Reports zusammenarbeiten wollen. Für einzelne Benutzer ist das overkill.
Es gibt keine kostenlose Testphase für Pro. Wohl eine 30-Tage-Geld-zurück-Garantie. Das ist etwas, aber ich finde es merkwürdig, dass du erst bezahlen musst, um zu testen. Konkurrenten bieten oft eine kostenlose Trial von 7 oder 14 Tagen.
Worauf sollte man achten?
Seien wir ehrlich: Todoist ist nicht perfekt. Die kostenlose Version fühlt sich immer mehr wie eine Demo an. Fünf Projekte sind einfach zu wenig für ernsthafte Nutzung. Und Erinnerungen hinter einer Bezahlschranke platzieren? Das ist eine Grundfunktion, die einfach kostenlos sein sollte.
Auch die Kalenderansicht gibt es nur in der bezahlten Version. Du kannst zwar eine tägliche oder wöchentliche Übersicht sehen, aber keinen echten Monatskalender, wo du Aufgaben auf Daten siehst. Für visuelle Denker ist das frustrierend.
Dann die Upgrade-Meldungen. Regelmäßig bekommst du Hinweise, dass du „mehr mit Pro machen könntest“. Nicht aufdringlich, aber präsent. Nach einer Weile fängt es an zu nerven.
Für Projektmanagement reicht Todoist nicht aus. Keine Gantt-Charts. Keine Abhängigkeiten zwischen Aufgaben. Kein Resource Management. Keine Zeiterfassung. Es ist wirklich eine Aufgabenliste, kein Projekttool. Wenn du komplexe Projekte mit mehreren Teammitgliedern und Deadlines durchführst, die voneinander abhängen, musst du zu etwas wie Asana oder Monday.
Die Zusammenarbeitsfunktionen sind auch basic. Du kannst Aufgaben zuweisen und Kommentare hinterlassen, aber es gibt keine Echtzeit-Zusammenarbeit wie in Notion. Keine Mentions, die Benachrichtigungen auslösen. Keine Diskussionen pro Aufgabe. Es funktioniert, aber es fühlt sich nach 2015 an.
Und obwohl es viele Integrationen gibt (Slack, Google Calendar, Zapier), fehlen einige wichtige Apps. Keine native Notion-Integration. Keine direkte Verknüpfung mit WhatsApp. Für Power User, die alles automatisieren wollen, kann das ein Dealbreaker sein.
Was sagen andere?
Das allgemeine Sentiment ist positiv. Menschen schätzen vor allem die Geschwindigkeit und Zuverlässigkeit. Diese natürliche Spracherkennung bekommt viel Lob – es spart wirklich Zeit. Die Benutzeroberfläche wird für die Übersichtlichkeit gelobt. Keine überflüssigen Buttons, keine Ablenkungen.
Die Karma-Gamification funktioniert für viele Menschen als Motivation. Das klingt vielleicht komisch, aber dieser kleine Dopamin-Kick von einer abgehakten Aufgabe und steigenden Punkten hilft wirklich, Momentum zu halten.
Aber die Kritik ist konsistent. Die begrenzte kostenlose Version wird oft als Dealbreaker genannt. Menschen finden es merkwürdig, dass Erinnerungen bezahlt sind – das ist bei Konkurrenten oft kostenlos. Die Grenze von 5 Projekten fühlt sich künstlich an, als ob du gezwungen wirst zu upgraden.
Auch der Preis ist ein oft gehörter Punkt. € 60 pro Jahr für eine Aufgabenliste? Einige finden das in Ordnung, andere finden es zu viel. Besonders wenn du TickTick für weniger Geld mit mehr Features bekommst (eingebauter Kalender, Pomodoro-Timer, Habit Tracker).
YouTube-Bewertungen sind differenziert. Tool Finder weist auf die Wert-Frage hin: bekommst du genug für dein Geld in 2024? Millie Pham betont, dass Todoist perfekt für den persönlichen Gebrauch ist, aber nicht für komplexe Projekte. Diese Schlussfolgerung sehe ich auch in anderen Bewertungen wiederkehren.
Todoist Alternativen
Passt das nicht ganz? Das sind die Alternativen:
Häufig gestellte Fragen
Was sind die wichtigsten Einschränkungen der kostenlosen Version?
In der kostenlosen Version bist du auf 5 aktive Projekte beschränkt und hast keinen Zugang zu Aufgabenerinnerungen. Auch Labels, Filter und Uploads befinden sich hinter der Bezahlschranke. Für kurze Nutzung oder zum Testen ist es in Ordnung, aber für ernsthaften Gebrauch stößt du schnell an Grenzen.
Funktioniert Todoist auch offline?
Ja, du kannst Aufgaben ohne Internetverbindung hinzufügen und verwalten. Die App speichert alles lokal und synchronisiert automatisch, sobald du wieder online bist. Ich habe das im Zug getestet und es funktioniert prima – keine verlorenen Aufgaben.
Gibt es eine offizielle App für Linux?
Ja, Todoist bietet offizielle Unterstützung für Linux über Snap und AppImage. Das ist ziemlich einzigartig – viele Produktivitätsapps ignorieren Linux komplett. Die App funktioniert genauso gut wie auf Windows oder Mac.
Fazit
Todoist tut genau das, was es verspricht: deine Aufgaben ohne Umstände organisieren. Diese natürliche Spracherkennung ist wirklich gut. Die Synchronisierung ist zuverlässig. Das Interface ist clean. Für Menschen, die ihren Kopf frei bekommen und ein einfaches System suchen, funktioniert es ausgezeichnet.
Aber die kostenlose Version ist zu eingeschränkt. Fünf Projekte und keine Erinnerungen? Das fühlt sich wie eine künstliche Beschränkung an, um dich zu Pro zu pushen. Und für € 60 pro Jahr bekommst du bei Konkurrenten oft mehr Features.
Mein Rat: probiere zuerst Microsoft To Do, wenn du eine kostenlose Option willst. Bist du im Apple-Ökosystem? Erwäge Things 3. Willst du mehr Features für weniger Geld? Schau dir TickTick an. Aber wenn du speziell diese schnelle Eingabe und Zuverlässigkeit von Todoist willst, und du nutzt es täglich, dann ist Pro es wert.
Ich nutze Todoist immer noch. Nicht weil es perfekt ist, sondern weil es schlichtweg funktioniert. Und manchmal ist das genug.
