Tu bandeja de entrada está a rebosar, tu bloc de notas está lleno de garabatos, y en algún lugar de tu escritorio hay otro post-it con algo que no debes olvidar. ¿Te suena? He usado Todoist intensivamente durante tres meses para ver si realmente ayuda a controlar ese caos. Spoiler: funciona, pero no para todo el mundo.
Todoist: la empresa
Todoist existe desde 2007. Eso es una eternidad en años de aplicaciones. Fundada por Amir Salihefendic, que estaba frustrado con los gestores de tareas lentos y superfluos de entonces. Quería algo sencillo. Algo rápido. Algo que simplemente funcionase.
La empresa se llama oficialmente Doist y es completamente remota, desde el principio. Sin oficina, sin salas de reuniones, solo un equipo distribuido por todo el mundo. Esa filosofía se refleja en el producto: accesible en todas partes, siempre sincronizado.
¿Qué distingue a Todoist? El enfoque en la velocidad y la sencillez. Mientras que otras aplicaciones te abruman con funciones, Todoist mantiene el proceso central simple: introducir tarea, organizar, marcar. Esa filosofía ha conseguido millones de usuarios, pero también plantea preguntas. ¿No es simple demasiado simple?
¿Para quién es realmente Todoist?
Todoist es ideal para personas que quieren despejar su mente. Autónomos que quieren mantener sus proyectos organizados. Estudiantes que necesitan hacer seguimiento de plazos. Equipos que quieren delegar tareas sin instalar un monstruo de gestión de proyectos.
Pero no es para todo el mundo. ¿Gestionas proyectos complejos con dependencias, diagramas de Gantt y planificación de recursos? Entonces te encontrarás rápidamente con limitaciones. ¿Quieres una visión completamente visual con tableros kanban y líneas de tiempo? Entonces realmente debes mirar Asana o ClickUp.
También importante: Todoist funciona mejor si tienes disciplina. La aplicación no te obliga a nada. Sin ventanas emergentes que gritan por atención. Sin notificaciones agresivas. Debes construir tú mismo el hábito de revisarlo diariamente. Para algunos eso es liberador. Para otros una receta para tareas olvidadas.
Características de Todoist
Veamos qué obtienes. Y qué no.
Ese Natural Language Processing merece un poco más de atención. Funciona en varios idiomas, incluido el neerlandés. Escribe «pasado mañana a las tres menos cuarto» y lo entiende. «Todos los miércoles excepto en diciembre» también se comprende. No es perfecto, a veces interpreta algo mal, pero en 9 de cada 10 casos acierta de inmediato. Para alguien que quiere introducir datos rápidamente sin hacer clic por menús, esto vale oro.
La sincronización también funciona excelentemente. ¿Añades una tarea en tu teléfono mientras estás en el supermercado? Segundos después está en tu portátil. En tres meses no he experimentado ni una sola vez que las tareas desaparecieran o aparecieran duplicadas. Eso suena obvio, pero créeme: no todas las aplicaciones lo consiguen.
Precio de Todoist
Todoist tiene tres planes. Free, Pro y Business. La versión gratuita te da acceso a lo básico: 5 proyectos activos, tareas y subtareas ilimitadas, y la app en todas las plataformas. Suena razonable, ¿verdad?
Pero entonces te encuentras con las limitaciones. Sin recordatorios. Sin etiquetas. Sin cargas de archivos. Y ese límite de 5 proyectos se queda corto rápidamente. Trabajo, personal, compras, hobby, reforma – listo. ¿Quieres un sexto proyecto? A pagar.
La versión Pro cuesta € 5 al mes (o € 4 al mes con pago anual). Por eso obtienes 300 proyectos activos, recordatorios, etiquetas, filtros, cargas de archivos y temas. Para la mayoría de la gente este es el plan que necesitan. La pregunta es: ¿vale los € 60 al año?
Respuesta sincera: depende. ¿Usas Todoist a diario y te ayuda realmente a ser más productivo? Entonces € 5 al mes no es mucho. Pero hay alternativas. TickTick ofrece funciones comparables a menudo por menos dinero. Microsoft To Do es completamente gratuito y hace el 80% de lo que hace Todoist.
La versión Business cuesta € 8 al mes por usuario. Es especialmente interesante para equipos que quieren colaborar con proyectos compartidos, roles de administrador e informes de equipo. Para usuarios individuales es excesivo.
No hay período de prueba gratuito para Pro. Sí hay una garantía de devolución de dinero de 30 días. Eso es algo, pero me parece extraño que primero tengas que pagar para probar. Los competidores suelen ofrecer una prueba gratuita de 7 o 14 días.
¿En qué hay que fijarse?
Seamos sinceros: Todoist no es perfecto. La versión gratuita se siente cada vez más como una demo. Cinco proyectos es simplemente demasiado poco para un uso serio. ¿Y poner los recordatorios detrás de un muro de pago? Esa es una función básica que debería ser gratuita.
También la vista de calendario solo está en la versión de pago. Puedes ver un resumen diario o semanal, pero no un calendario mensual real donde veas las tareas en las fechas. Para los pensadores visuales eso es frustrante.
Y luego las notificaciones de actualización. Regularmente recibes pistas de que «podrías hacer más con Pro». No es intrusivo, pero está presente. Después de un tiempo empieza a irritar.
Para gestión de proyectos Todoist se queda corto. Sin diagramas de Gantt. Sin dependencias entre tareas. Sin gestión de recursos. Sin registro de tiempo. Es realmente una lista de tareas, no una herramienta de proyectos. Si gestionas proyectos complejos con varios miembros del equipo y plazos que dependen unos de otros, tienes que ir a algo como Asana o Monday.
Las funciones de colaboración también son básicas. Puedes asignar tareas y poner comentarios, pero no hay colaboración en tiempo real como en Notion. Sin menciones que activen notificaciones. Sin discusiones por tarea. Funciona, pero se siente de 2015.
Y aunque hay muchas integraciones (Slack, Google Calendar, Zapier), faltan algunas aplicaciones importantes. Sin integración nativa con Notion. Sin conexión directa con WhatsApp. Para usuarios avanzados que quieren automatizarlo todo eso puede ser un factor decisivo.
¿Qué opinan los demás?
El sentimiento general es positivo. La gente aprecia especialmente la velocidad y fiabilidad. Ese reconocimiento de lenguaje natural recibe muchos elogios – realmente ahorra tiempo. La interfaz es alabada por su claridad. Sin botones superfluos, sin distracciones.
La gamificación de Karma funciona para mucha gente como motivación. Puede sonar raro, pero esa pequeña descarga de dopamina de una tarea marcada y puntos que suben ayuda realmente a mantener el impulso.
Pero la crítica es consistente. La versión gratuita limitada se menciona a menudo como factor decisivo. La gente encuentra raro que los recordatorios sean de pago – eso suele ser gratuito en los competidores. El límite de 5 proyectos se siente artificial, como si te obligaran a actualizar.
También el precio es un punto mencionado frecuentemente. ¿€ 60 al año por una lista de tareas? Algunos lo consideran bien, otros lo encuentran demasiado. Especialmente cuando obtienes TickTick por menos dinero con más funciones (calendario integrado, temporizador Pomodoro, rastreador de hábitos).
Las reseñas de YouTube son matizadas. Tool Finder señala la cuestión del valor: ¿obtienes suficiente por tu dinero en 2024? Millie Pham destaca que Todoist es perfecto para uso personal, pero no para proyectos complejos. Esa conclusión también la veo en otras reseñas.
Alternativas a Todoist
¿Esto no encaja del todo? Estas son las alternativas:
Preguntas frecuentes
¿Cuáles son las principales limitaciones de la versión gratuita?
En la versión gratuita estás limitado a 5 proyectos activos y no tienes acceso a recordatorios de tareas. También las etiquetas, filtros y cargas están detrás del muro de pago. Para uso breve o para probar está bien, pero para uso serio pronto te encontrarás con limitaciones.
¿Funciona Todoist también sin conexión?
Sí, puedes añadir y gestionar tareas sin conexión a internet. La app guarda todo localmente y sincroniza automáticamente en cuanto vuelves a estar en línea. He probado esto en el tren y funciona perfectamente – no se pierden tareas.
¿Hay una aplicación oficial para Linux?
Sí, Todoist ofrece soporte oficial para Linux a través de Snap y AppImage. Eso es bastante único – muchas apps de productividad ignoran Linux por completo. La app funciona igual de bien que en Windows o Mac.
Conclusión
Todoist hace exactamente lo que promete: organizar tus tareas sin complicaciones. Ese reconocimiento de lenguaje natural es realmente bueno. La sincronización es fiable. La interfaz es limpia. Para personas que quieren liberar su mente y buscan un sistema simple, funciona excelentemente.
Pero la versión gratuita es demasiado limitada. ¿Cinco proyectos y sin recordatorios? Eso se siente como una limitación artificial para empujarte hacia Pro. Y por € 60 al año obtienes a menudo más funciones con la competencia.
Mi consejo: prueba primero Microsoft To Do si quieres una opción gratuita. ¿Estás en el ecosistema de Apple? Considera Things 3. ¿Quieres más funciones por menos dinero? Echa un vistazo a TickTick. Pero si quieres específicamente esa rápida introducción y fiabilidad de Todoist, y lo usas a diario, entonces Pro vale la pena.
Sigo usando Todoist. No porque sea perfecto, sino porque simplemente funciona. Y a veces eso es suficiente.
