Votre boîte de réception déborde. Les projets s’accumulent. Et vous avez l’impression d’oublier des choses importantes. OmniFocus est un gestionnaire de tâches qui répond précisément à cela, basé sur la méthode Getting Things Done. Mais exclusivement pour les utilisateurs Apple.
Qui est derrière OmniFocus ?
The Omni Group existe depuis 1993. Ken Case, Wil Shipley et Tim Wood ont fondé l’entreprise à Seattle. Ils ont commencé avec des logiciels pour ordinateurs NeXT, la plateforme que Steve Jobs a développée entre ses périodes Apple. Lorsqu’Apple a racheté NeXT, The Omni Group est passé à macOS.
OmniFocus est né de manière particulière. Ethan Schoonover avait écrit un ensemble de scripts pour OmniOutliner, appelés « Kinkless GTD ». Ces scripts permettaient d’appliquer numériquement la méthode Getting Things Done de David Allen. Les scripts sont devenus si populaires que The Omni Group a décidé d’en faire une application autonome. Ainsi est né OmniFocus.
L’entreprise est entièrement détenue par ses employés et compte plus de 1 million de clients. Ils ont remporté plusieurs Apple Design Awards et n’ont jamais été rachetés. Après plus de 30 ans, ils continuent à créer des logiciels indépendants pour l’écosystème Apple.
Pour qui est OmniFocus ?
OmniFocus cible un groupe spécifique. Les utilisateurs Apple qui prennent au sérieux la méthode Getting Things Done. Les utilisateurs avancés qui ne se contentent pas d’une simple liste de tâches. Les managers qui doivent suivre des projets complexes avec des dizaines de sous-tâches.
Mais ce n’est pas pour tout le monde. Vous utilisez Android ou Windows ? Alors vous ne pouvez utiliser que la version web, et ce n’est pas l’expérience complète. Vous cherchez un outil gratuit ? Alors vous devez chercher ailleurs. Et vous voulez surtout une application simple sans courbe d’apprentissage ? Alors OmniFocus est trop complexe.
L’outil demande un investissement. Non seulement financier, mais aussi en temps pour apprendre le système. Si vous voulez faire cet investissement et êtes complètement dans l’écosystème Apple, vous en aurez beaucoup en retour.
Que peut faire OmniFocus ?
Vous pouvez essayer OmniFocus gratuitement pendant 14 jours. La version Standard offre déjà beaucoup de fonctionnalités. Pour des fonctionnalités avancées telles que Custom Perspectives, le support AppleScript et le mode Focus, vous avez besoin de la version Pro. Voici les principales possibilités :
- Forecast View : Un aperçu qui combine votre agenda et vos tâches. Vous voyez en un seul coup d’œil ce qui figure sur votre calendrier aujourd’hui et quelles tâches vous voulez cocher. Plus besoin de basculer entre les applications.
- Review Perspective : Le cœur de la méthode GTD. Chaque semaine, vous parcourez systématiquement vos projets pour vérifier si tout est encore d’actualité. OmniFocus suit quand vous avez examiné un projet pour la dernière fois et vous pousse à maintenir cette habitude.
- Projects & Tags : Les projets sont des groupes de tâches qui vont ensemble. Les tags sont la version moderne des GTD Contexts. Vous pouvez taguer une tâche avec ‘téléphone’, ‘énergie-élevée’ ou ‘bureau’ et filtrer ensuite selon ce que vous pouvez faire maintenant.
- Custom Perspectives : Créez vos propres filtres et enregistrez-les. Par exemple : toutes les tâches avec le tag ‘rapide’ qui prennent moins de 15 minutes. Ou tous les éléments en retard des projets que vous avez marqués comme importants. Les possibilités sont infinies.
- Omni Automation : Écrivez des plugins JavaScript pour automatiser les actions répétitives. La communauté a déjà créé des centaines de plugins que vous pouvez télécharger et personnaliser.
- Location-based Alerts : Recevez une notification lorsque vous arrivez au supermarché avec votre liste de courses. Ou lorsque vous arrivez au bureau avec les tâches que vous devez y faire. Votre iPhone utilise le GPS pour déclencher cela.
- Omni Sync Server : Synchronisez vos tâches entre tous vos appareils Apple via les serveurs de The Omni Group. Gratuit et sans tracas. Vous pouvez également configurer votre propre serveur de synchronisation si vous le souhaitez.
L’application fonctionne sur macOS, iOS, iPadOS et Apple Watch. Il existe également une version web, mais vous devez l’acheter séparément en tant qu’extension. L’intégration avec l’écosystème Apple est profonde. Widgets, raccourcis Siri, complications Apple Watch. Cela ressemble à une partie native de vos appareils.
Combien coûte OmniFocus ?
OmniFocus n’a pas de version gratuite. Vous pouvez toutefois essayer gratuitement pendant 14 jours avant de payer. Ensuite, vous choisissez entre un abonnement ou une licence unique.
L’abonnement coûte $ 9.99 par mois ou $ 99.99 par an (soit $ 8.33 par mois). Cela vous donne accès à toutes les plateformes et à toutes les fonctionnalités. La version web n’est pas incluse. Elle coûte en plus : $ 4.99 par mois ou $ 49.99 par an.
Vous ne voulez pas d’abonnement ? Vous pouvez alors acheter une licence unique pour la version 4. La licence Standard coûte $ 74.99 et vous donne les fonctionnalités de base. La licence Pro coûte $ 149.99 et déverrouille tout. Attention : ces licences sont valables pour une version majeure. Lors de la version 5, vous devrez payer à nouveau, généralement avec une réduction pour les clients existants.
L’achat universel signifie que vous payez une seule fois pour Mac, iPhone, iPad et Apple Watch ensemble. Cela représente une économie par rapport aux applications qui facturent séparément par plateforme. Néanmoins, cela reste un investissement conséquent, surtout si vous voulez ajouter la version web.
À quoi faut-il faire attention ?
Le prix en effraie beaucoup. Pour une utilisation occasionnelle, OmniFocus est trop cher. Si vous voulez seulement gérer une liste de courses et une poignée de tâches, il existe de meilleures options. L’investissement n’en vaut la peine que si vous utilisez vraiment le système comme prévu.
La collaboration n’est pas possible. OmniFocus est strictement personnel. Vous ne pouvez pas partager de tâches avec des collègues ou des membres de la famille. Pas de commentaires, pas de projets communs. Pour les équipes, il faut se tourner vers d’autres outils.
La courbe d’apprentissage est raide. Les débutants se perdent dans toutes les options. Quelle est la différence entre un projet et un action group ? Quand utilise-t-on les tags plutôt que les perspectives ? Il faut des semaines avant de vraiment maîtriser l’application. Et même là, vous découvrez de nouvelles possibilités des mois plus tard.
L’écosystème Apple est obligatoire. Sans iPhone ou Mac, vous ratez l’expérience complète. La version web est fonctionnelle, mais donne l’impression d’être une solution de secours. Les utilisateurs Android feraient mieux de choisir autre chose.
La version 4 avait beaucoup de bugs au lancement. Les utilisateurs se plaignaient de problèmes de synchronisation et de plantages sur iPadOS. La version Mac était plus stable. Depuis, de nombreux problèmes ont été résolus avec des mises à jour, mais le lancement était chaotique. Certains utilisateurs de longue date sont passés à des alternatives par frustration.
Alternatives à OmniFocus
Vous hésitez sur le fait qu’OmniFocus soit le bon choix ? Ces alternatives méritent d’être considérées :
- Things 3 : Choisissez ceci si vous accordez plus d’importance à l’esthétique et à la simplicité qu’à l’automatisation complexe. Things a un magnifique design et est beaucoup plus accessible. Vous manquerez cependant les filtres puissants et les fonctionnalités GTD avancées d’OmniFocus.
- Todoist : Choisissez ceci si vous n’êtes pas dans l’écosystème Apple ou si vous collaborez avec d’autres. Todoist fonctionne sur toutes les plateformes, y compris Windows et Android. Il dispose d’une version gratuite et d’excellentes fonctionnalités de collaboration. Cependant, moins approfondi qu’OmniFocus pour le GTD personnel.
- Nirvana : Choisissez ceci si vous recherchez un outil GTD pur qui est indépendant de la plateforme. Nirvana suit la méthode Getting Things Done encore plus strictement qu’OmniFocus. Il est basé sur le web et fonctionne partout. Mais les applications semblent moins modernes et vous manquerez des fonctionnalités telles que les location-based reminders.
Questions fréquemment posées
Voici les réponses aux questions les plus fréquemment posées sur OmniFocus :
Existe-t-il une application Windows ou Android ?
Non, il n’y a pas d’applications natives pour Windows ou Android. Vous pouvez toutefois utiliser la version web dans un navigateur sur ces appareils. Mais ce n’est pas l’expérience complète et cela coûte en plus de votre abonnement.
Quelle est la différence entre Standard et Pro ?
La version Pro ajoute des fonctionnalités avancées comme les Custom Perspectives, la prise en charge d’AppleScript et le mode Focus. Pour la plupart des gens, Standard suffit pour commencer. Vous pouvez toujours passer à la version supérieure plus tard si vous avez besoin de plus.
OmniFocus convient-il aux équipes ?
Non, OmniFocus est principalement conçu comme un gestionnaire de tâches personnel. Pour la collaboration en équipe, des outils comme Asana ou Todoist sont souvent plus appropriés. Ils disposent de fonctionnalités intégrées pour le partage de tâches et de projets.
Conclusion
OmniFocus est un outil puissant pour ceux qui veulent sérieusement se mettre à Getting Things Done. La flexibilité et la personnalisation sont inégalées. Mais vous payez pour cela, tant financièrement qu’en temps d’apprentissage.
Êtes-vous complètement dans l’écosystème Apple et voulez-vous un système qui évolue avec des projets complexes ? Alors OmniFocus est un bon investissement. Cherchez-vous surtout une simple liste de tâches, travaillez-vous sur plusieurs plateformes ou avez-vous un budget limité ? Alors il existe de meilleures alternatives.
L’essai de 14 jours est largement suffisant pour découvrir si l’outil vous convient. Prenez ce temps pour vraiment apprendre à connaître le système. Essayer pendant une journée est trop court pour une application aussi complète.
