Votre équipe grandit. Vos projets s’accumulent. Et ces feuilles de calcul ? Elles débordent de partout. J’ai testé SmartSuite de manière intensive pendant trois mois pour voir s’il combine vraiment la flexibilité d’une base de données avec la clarté de la gestion de projet. Spoiler : c’est le cas, mais pas sans quelques inconvénients.
SmartSuite : l’entreprise
SmartSuite est né d’une observation simple : les équipes luttent avec des outils qui sont soit trop rigides (logiciels de gestion de projet traditionnels) soit trop techniques (solutions de base de données pures). La plateforme a été lancée en réponse à cette frustration.
Ce qui rend SmartSuite différent ? Ils n’essaient pas d’être un énième outil de gestion de projet. Au lieu de cela, ils offrent une plateforme flexible où vous pouvez construire vos propres processus de travail. Pensez à Airtable, mais avec l’attrait visuel de Monday.com. Ou l’inverse, selon d’où vous venez.
L’entreprise se concentre sur les équipes qui souhaitent digitaliser leurs processus sans avoir à embaucher directement un développeur. Elles sont conformes au GDPR et offrent un support HIPAA pour les équipes du secteur de la santé. Ce dernier point n’est pas négligeable si vous travaillez avec des données sensibles.
Pour qui est vraiment SmartSuite ?
SmartSuite est conçu pour les équipes qui étaient coincées entre deux mondes. Vous les connaissez bien : ces amateurs de tableurs qui savent qu’Excel ne suffit plus, mais qui n’ont pas envie d’un énième outil de gestion de projet rigide dans lequel il faut adapter leurs processus.
Pensez aux équipes marketing qui veulent suivre les campagnes, le contenu et les budgets dans un seul système. Ou aux services RH qui veulent rationaliser le recrutement, l’intégration et les évaluations de performance. Les cabinets de conseil qui veulent combiner projets clients, suivi du temps et planification des ressources y trouvent aussi leur compte.
Mais honnêtement ? Si vous avez une petite équipe qui veut juste cocher des tâches, c’est excessif. Vous feriez mieux avec quelque chose comme Todoist ou Asana. Et êtes-vous développeur qui veut un contrôle total de l’API ? Alors Airtable deviendra probablement votre meilleur ami.
SmartSuite demande un investissement en temps d’apprentissage. Pas des mois, mais pas dix minutes non plus. Comptez quelques jours pour vraiment le maîtriser. Cet investissement ne vaut le coup que si vous avez des processus complexes qui nécessitent du sur-mesure.
Fonctionnalités de SmartSuite
Voyons ce qu’il y a sous le capot :
- SmartSuite AI – De AI-assistent helpt je met het opzetten van workflows, het genereren van content en het analyseren van data. Typ « maak een projectplan voor een website relaunch » en je krijgt een startpunt. Het is niet perfect, maar scheelt wel een hoop denkwerk bij het opzetten van nieuwe solutions.
- Geavanceerde automatiseringen – Hier wordt het interessant. Nieuwe klant in je CRM? Die krijgt automatisch een onboarding-taak, een welkomstmail en een plek in je planning. Iemand markeert een taak als urgent? Dan stuurt het systeem direct een notificatie naar je Slack. Je bouwt deze flows met een visuele editor, geen code nodig.
- Tijdregistratie – Ingebouwde time tracking die gekoppeld is aan je taken en projecten. Start een timer, switch tussen projecten, en aan het einde van de week zie je precies waar je tijd naartoe ging. Handig voor facturering of gewoon om te zien waar je energie lekt.
- Dashboards & Rapportages – Dit is waar SmartSuite echt schittert. Je bouwt custom dashboards met grafieken, tabellen en widgets die real-time data tonen. Hoeveel deals zitten er in de pipeline? Welke projecten lopen vertraging op? Wat is de workload van je team? Eén blik en je weet het.
- 40+ Veldtypes – Van simpele tekstvelden tot complexe relaties tussen databases. Je hebt formules, lookup-velden, file uploads, location tracking, ratings, checkboxes… alles wat je nodig hebt om je eigen datastructuur te bouwen. Het voelt als Excel op steroïden.
- Kanban, Kalender & Tijdlijn weergaven – Dezelfde data, verschillende perspectieven. Je marketeer wil een kanban board zien, je manager een Gantt chart, en je designer een kalenderoverzicht? Kan allemaal, vanuit dezelfde databron. Iedereen kijkt naar wat voor hen werkt.
Ces tableaux de bord méritent une attention particulière. Là où beaucoup d’outils vous forcent à choisir entre « liste de tâches » ou « vue d’ensemble de projet », SmartSuite vous donne la liberté de construire votre propre cockpit de gestion. J’ai vu des tableaux de bord qui combinent des métriques de vente en temps réel avec des échéances de projet et la capacité d’équipe. Ce niveau de personnalisation ne se trouve pas souvent.
Les automatisations sont aussi plus puissantes qu’on pourrait s’y attendre. Vous pouvez ajouter de la logique conditionnelle (si ceci, alors cela, sinon cela), intégrer des délais (attendre trois jours avant d’envoyer un rappel), et même déclencher des webhooks externes. Pour les non-développeurs, c’est un énorme pas en avant.
Prix SmartSuite
Parlons d’argent. SmartSuite a un plan gratuit, mais c’est surtout pour goûter. Vous êtes limité à maximum 3 utilisateurs, 5 solutions, 1 000 enregistrements par solution et 100MB de stockage. Pour une vraie équipe, c’est trop restreint.
Le plan Team coûte 15$ par utilisateur par mois (ou 12$ avec un paiement annuel, soit 144$ par an). C’est l’entrée de gamme pour la plupart des équipes. Vous obtenez des solutions et enregistrements illimités, 10GB de stockage par utilisateur, et 1 000 automations par mois.
Le plan Professional bondit à 34$ par mois (30$ avec un paiement annuel, 360$ par an). Ici vous obtenez des permissions avancées, 100GB de stockage par utilisateur, des portails white-label et des automations illimitées. C’est là que SmartSuite devient vraiment intéressant pour les cabinets de conseil ou agences qui veulent faire tourner des portails clients.
Enterprise coûte 50$ par mois (45$ avec un paiement annuel, 540$ par an) et ajoute la conformité HIPAA, un support dédié et des contrats personnalisés. À moins d’être dans une industrie fortement réglementée, vous n’en avez probablement pas besoin.
Est-ce que ça vaut le coup ? Cela dépend d’où vous venez. Comparé à Monday.com (à partir de 9$ par utilisateur mais avec beaucoup moins de flexibilité) ou Airtable (prix comparables mais moins de fonctionnalités de gestion de projet), SmartSuite se situe dans un juste milieu intéressant. Pour 12$ par mois vous obtenez beaucoup de fonctionnalités.
Mais pour les entreprises françaises, 15$-34$ par utilisateur par mois reste conséquent, surtout quand votre équipe grandit. Faites le calcul : une équipe de 10 personnes sur le plan Professional vous coûte 3 600$ par an. Avec ça vous pouvez aussi embaucher un développeur dédié qui construit une solution sur mesure.
La bonne nouvelle : vous avez 14 jours d’essai pour tester. Aucune carte de crédit nécessaire. Utilisez bien ce temps et construisez un vrai workflow, pas seulement un terrain de jeu.
À quoi faut-il faire attention ?
L’application mobile est décevante. Vraiment. Vous pouvez consulter les tâches et effectuer de simples mises à jour, mais oubliez les workflows complexes ou la création de nouvelles solutions. Travailler en déplacement ? Cela devient frustrant. L’application ressemble plus à une solution de dépannage qu’à un véritable compagnon.
Puis il y a cette courbe d’apprentissage. SmartSuite se présente comme « intuitif », mais soyons honnêtes : la première fois que vous configurez une solution avec des relations entre différents tableaux, vous vous grattez la tête. Ce n’est pas de la science-fiction, mais cela demande de réfléchir logiquement aux structures de données. Pour les personnes habituées aux outils de gestion de projet linéaire, cela peut sembler accablant.
Les intégrations natives sont rares. Oui, vous avez Zapier et les webhooks, mais oubliez une longue liste de connexions en un clic comme vous en trouvez chez Monday.com ou ClickUp. Vous voulez connecter SmartSuite à votre pile d’outils existante ? Alors Zapier devient votre meilleur ami, et cela coûte de l’argent supplémentaire.
Des problèmes de vitesse apparaissent avec de gros ensembles de données. Un utilisateur s’est plaint que le système ralentissait avec plus de 10 000 enregistrements dans une solution. Pour la plupart des équipes, ce n’est pas un problème, mais si vous voulez migrer une grande base de données, testez d’abord minutieusement.
Et puis autre chose : les actions en masse sont limitées. Vous voulez mettre à jour 50 tâches en même temps ? C’est possible, mais pas aussi facilement que dans ClickUp. Les utilisateurs expérimentés habitués aux raccourcis clavier et aux modifications en masse vont s’en apercevoir.
Que pensent les autres ?
Le sentiment général est positif. Les utilisateurs louent surtout la combinaison de flexibilité de base de données et de vue d’ensemble de gestion de projet. « Enfin un outil qui unit les deux mondes » est une expression souvent entendue.
L’interface visuellement attrayante reçoit de nombreux compliments. Là où Airtable peut parfois sembler technique et ennuyeux, SmartSuite a l’air moderne. Cela sonne superficiel, mais quand vous y travaillez quotidiennement, cela fait la différence.
Le service client est constamment loué. Réponses rapides, réponses utiles, et une équipe qui semble vraiment écouter les retours. Pour une plateforme relativement jeune, ce n’est pas évident.
Mais cette application mobile ? Là, les plaintes sont unanimes. « Inutilisable pour un travail sérieux » résume bien. Et les problèmes de vitesse avec de gros datasets reviennent régulièrement dans les avis. SmartSuite fonctionne fantastiquement jusqu’à ce que vous atteigniez une certaine échelle, puis vous commencez à ressentir les limitations.
Les reviewers YouTube sont prudemment positifs. Keep Productive loue les tableaux de bord et les vues, mais met en garde contre la courbe d’apprentissage. ProcessDriven souligne les permissions supérieures comparées à ClickUp, mais regrette la vitesse pour les power users. Le schéma est clair : SmartSuite excelle en flexibilité et vue d’ensemble, mais demande de l’adaptation.
Alternatives à SmartSuite
Cela ne correspond pas tout à fait à ce que vous cherchez ?
- Monday.com – Eenvoudiger in gebruik maar minder flexibel in datastructuur. Kies hiervoor als je snel aan de slag wilt met traditioneel projectmanagement zonder steile leercurve. De interface is kleurrijker en speelser, wat sommige teams waarderen.
- Airtable – Meer focus op database-functionaliteit en API-integraties. Kies hiervoor als je een pure database-oplossing zoekt met maximale vrijheid voor developers. De scripting-mogelijkheden zijn uitgebreider, maar de projectmanagement features zijn beperkter.
- ClickUp – Goedkoper instapmodel maar kan overweldigend zijn door teveel features. Kies hiervoor als je budget beperkt is en je extreem veel features in één app wilt proppen. Let wel: die hoeveelheid opties kan ook verlammend werken.
Questions fréquemment posées
SmartSuite est-il conforme au RGPD et HIPAA ?
Oui, sur les deux fronts. SmartSuite respecte les directives GDPR, ce qui signifie que vous pouvez stocker en sécurité les données de clients européens. La conformité HIPAA est disponible sur les plans supérieurs, spécifiquement pour les équipes de santé qui travaillent avec des données de patients. Vérifiez bien si votre cas d’usage spécifique entre dans les conditions de conformité.
Puis-je utiliser mon propre nom de domaine ?
Oui, mais seulement à partir du plan Professional. Vous obtenez alors des portails white-label sur lesquels vous pouvez mettre votre propre branding et nom de domaine. Pratique si vous voulez faire tourner des portails clients ou utiliser SmartSuite comme partie de votre propre produit. Sur les plans inférieurs, vous êtes limité au branding SmartSuite.
Puis-je modifier mon abonnement à tout moment ?
Oui, vous n’êtes pas bloqué. La mise à niveau peut se faire directement et prend effet immédiatement. La rétrogradation est également possible, mais votre plan actuel expire d’abord avant que le changement ne devienne actif. Cela évite de perdre de l’argent sur un abonnement déjà payé. Attention aux limites de votre nouveau plan – rétrograder de Professional à Team signifie que vous perdez certaines fonctionnalités.
Conclusion
SmartSuite n’est pas un outil pour tout le monde. Ce n’est pas non plus un outil que vous maîtriserez en un après-midi. Mais si votre équipe est coincée entre les feuilles de calcul et les logiciels de gestion de projet rigides, alors c’est exactement le pont dont vous avez besoin.
La force réside dans la flexibilité. Vous construisez vos propres flux de travail, vos propres tableaux de bord, vos propres automatisations. Cela demande cependant un investissement en temps et en réflexion. Pour les équipes de moins de cinq personnes, c’est probablement excessif. Pour les équipes plus importantes qui souhaitent digitaliser des processus complexes ? Alors cet investissement sera rentabilisé.
L’application mobile reste un point faible. Travailler vraiment en mobilité n’est pas possible. Et les intégrations natives limitées signifient que vous aurez probablement besoin de Zapier en complément. Ce ne sont pas des éléments rédhibitoires, mais c’est la réalité.
Personnellement ? Je recommanderais SmartSuite aux cabinets de conseil, aux équipes marketing et aux services RH qui souhaitent professionnaliser leurs processus sans acquérir immédiatement un monstre enterprise comme Salesforce ou SAP. Le rapport qualité-prix est bon, le support est excellent, et la plateforme évolue avec vos ambitions. Mais commencez par cet essai de 14 jours. Construisez un vrai flux de travail. Testez votre cas d’usage. Vous saurez alors assez rapidement si cela deviendra votre nouvel espace de travail.
