Je inbox puilt uit, je notitieblok staat vol met krabbels, en ergens op je bureau ligt nóg een post-it met iets wat je niet mag vergeten. Herkenbaar? Ik heb Todoist drie maanden intensief gebruikt om te kijken of het echt helpt om die chaos te beteugelen. Spoiler: het werkt, maar niet voor iedereen.
Todoist: het bedrijf
Todoist bestaat al sinds 2007. Dat is een eeuwigheid in app-jaren. Opgericht door Amir Salihefendic, die gefrustreerd was door de trage en overbodige taakmanagers van toen. Hij wilde iets simpels. Iets snel. Iets dat gewoon werkt.
Het bedrijf heet officieel Doist en is volledig remote – al vanaf het begin. Geen kantoor, geen vergaderzalen, gewoon een team verspreid over de hele wereld. Die filosofie zie je terug in het product: overal toegankelijk, altijd gesynchroniseerd.
Wat Todoist onderscheidt? De focus op snelheid en eenvoud. Waar andere apps je overspoelen met functies, houdt Todoist het kernproces simpel: taak invoeren, organiseren, afvinken. Die filosofie heeft miljoenen gebruikers opgeleverd, maar roept ook vragen op. Is simpel niet té simpel?
Voor wie is Todoist eigenlijk?
Todoist is ideaal voor mensen die hun hoofd leeg willen maken. Freelancers die hun projecten overzichtelijk willen houden. Studenten die deadlines moeten bijhouden. Teams die taken willen delegeren zonder een projectmanagement-monster te installeren.
Maar het is níet voor iedereen. Draai je complexe projecten met afhankelijkheden, Gantt-charts en resource planning? Dan stuit je snel op beperkingen. Wil je een volledig visueel overzicht met kanban-borden en tijdlijnen? Dan moet je echt naar Asana of ClickUp kijken.
Ook belangrijk: Todoist werkt het beste als je discipline hebt. De app dwingt je nergens toe. Geen pop-ups die schreeuwen om aandacht. Geen agressieve notificaties. Je moet zelf de gewoonte opbouwen om het dagelijks te checken. Voor sommigen is dat bevrijdend. Voor anderen een recept voor vergeten taken.
Features van Todoist
Laten we kijken wat je krijgt. En wat niet.
Die Natural Language Processing verdient nog wat extra aandacht. Het werkt in meerdere talen, inclusief Nederlands. Type “overmorgen om half drie” en het snapt het. “Elke woensdag behalve in december” wordt ook begrepen. Het is niet perfect – soms interpreteert het iets verkeerd – maar in 9 van de 10 gevallen klopt het meteen. Voor iemand die snel wil invoeren zonder te klikken door menu’s is dit goud waard.
De synchronisatie werkt ook uitstekend. Voeg je op je telefoon een taak toe terwijl je in de supermarkt staat? Seconden later staat het op je laptop. Ik heb in drie maanden geen enkele keer meegemaakt dat taken verdwenen of dubbel verschenen. Dat klinkt vanzelfsprekend, maar geloof me: niet alle apps krijgen dit voor elkaar.
Todoist prijs
Todoist heeft drie plannen. Free, Pro en Business. De gratis versie geeft je toegang tot de basis: 5 actieve projecten, onbeperkte taken en subtaken, en de app op alle platforms. Klinkt redelijk, toch?
Maar dan kom je de beperkingen tegen. Geen herinneringen. Geen labels. Geen uploads. En die limiet van 5 projecten voelt al snel krap. Werk, privé, boodschappen, hobby, verbouwing – klaar. Wil je een zesde project? Betalen.
De Pro-versie kost €5 per maand (of €4 per maand bij jaarlijkse betaling). Daarvoor krijg je 300 actieve projecten, herinneringen, labels, filters, uploads en thema’s. Voor de meeste mensen is dit het plan dat ze nodig hebben. De vraag is: is het de €60 per jaar waard?
Eerlijk antwoord: dat hangt ervan af. Gebruik je Todoist dagelijks en helpt het je echt productiever te worden? Dan is €5 per maand niet veel. Maar er zijn alternatieven. TickTick biedt vergelijkbare functies voor vaak minder geld. Microsoft To Do is volledig gratis en doet 80% van wat Todoist doet.
De Business-versie kost €8 per maand per gebruiker. Die is vooral interessant voor teams die willen samenwerken met gedeelde projecten, admin-rollen en teamrapportages. Voor individuele gebruikers is dit overkill.
Er is geen gratis proefperiode voor Pro. Wel een 30-dagen geld-terug-garantie. Dat is iets, maar ik vind het vreemd dat je eerst moet betalen om te testen. Concurrenten bieden vaak wel een gratis trial van 7 of 14 dagen.
Waar moet je op letten?
Laten we eerlijk zijn: Todoist is niet perfect. De gratis versie voelt steeds meer als een demo. Vijf projecten is gewoon te weinig voor serieus gebruik. En herinneringen achter een betaalmuur plaatsen? Dat is een basisfunctie die gewoon gratis zou moeten zijn.
Ook de kalenderweergave zit alleen in de betaalde versie. Je kunt wel een dagelijks of wekelijks overzicht zien, maar geen echte maandkalender waar je taken op datums ziet. Voor visuele denkers is dat frustrerend.
Dan de upgrade-meldingen. Regelmatig krijg je hints dat je “meer zou kunnen doen met Pro”. Niet opdringerig, maar wel aanwezig. Na een tijdje begint het te irriteren.
Voor projectmanagement schiet Todoist tekort. Geen Gantt-charts. Geen afhankelijkheden tussen taken. Geen resource management. Geen tijdregistratie. Het is echt een takenlijst, geen projecttool. Als je complexe projecten draait met meerdere teamleden en deadlines die van elkaar afhangen, moet je naar iets als Asana of Monday.
De samenwerkingsfuncties zijn ook basic. Je kunt taken toewijzen en comments plaatsen, maar er is geen real-time samenwerking zoals in Notion. Geen mentions die notificaties triggeren. Geen discussies per taak. Het werkt, maar het voelt 2015.
En hoewel er veel integraties zijn (Slack, Google Calendar, Zapier), zijn sommige belangrijke apps missing. Geen native Notion-integratie. Geen directe koppeling met WhatsApp. Voor power users die alles willen automatiseren kan dat een dealbreaker zijn.
Wat vinden anderen?
Het algemene sentiment is positief. Mensen waarderen vooral de snelheid en betrouwbaarheid. Die natuurlijke taalherkenning krijgt veel lof – het scheelt echt tijd. De interface wordt geroemd om de overzichtelijkheid. Geen overbodige knoppen, geen afleidingen.
De Karma-gamification werkt voor veel mensen als motivatie. Dat klinkt misschien raar, maar die kleine dopamine-kick van een afgevinkte taak en stijgende punten helpt echt om momentum te houden.
Maar de kritiek is consistent. De beperkte gratis versie wordt vaak genoemd als dealbreaker. Mensen vinden het raar dat herinneringen betaald zijn – dat is bij concurrenten vaak gratis. De limiet van 5 projecten voelt kunstmatig, alsof je gedwongen wordt te upgraden.
Ook de prijs is een veelgehoord punt. €60 per jaar voor een takenlijst? Sommigen vinden dat prima, anderen vinden het te veel. Vooral wanneer je TickTick voor minder geld krijgt met meer features (ingebouwde kalender, Pomodoro-timer, habit tracker).
YouTube-reviews zijn genuanceerd. Tool Finder wijst op de waarde-vraag: krijg je genoeg voor je geld in 2024? Millie Pham benadrukt dat Todoist perfect is voor persoonlijk gebruik, maar niet voor complexe projecten. Die conclusie zie ik ook in andere reviews terugkomen.
Todoist alternatieven
Past dit niet helemaal? Dit zijn de alternatieven:
Veelgestelde vragen
Wat zijn de belangrijkste beperkingen van de gratis versie?
In de gratis versie ben je beperkt tot 5 actieve projecten en heb je geen toegang tot taakherinneringen. Ook labels, filters en uploads zitten achter de betaalmuur. Voor kort gebruik of om te testen is het prima, maar voor serieus gebruik loop je al snel tegen grenzen aan.
Werkt Todoist ook offline?
Ja, je kunt taken toevoegen en beheren zonder internetverbinding. De app slaat alles lokaal op en synchroniseert automatisch zodra je weer online bent. Ik heb dit getest in de trein en het werkt prima – geen verloren taken.
Is er een officiële app voor Linux?
Ja, Todoist biedt officiële ondersteuning voor Linux via Snap en AppImage. Dat is vrij uniek – veel productiviteitsapps negeren Linux compleet. De app werkt net zo goed als op Windows of Mac.
Conclusie
Todoist doet precies wat het belooft: je taken organiseren zonder gedoe. Die natuurlijke taalherkenning is echt goed. De synchronisatie is betrouwbaar. De interface is clean. Voor mensen die hun hoofd leeg willen maken en een simpel systeem zoeken, werkt het uitstekend.
Maar de gratis versie is te beperkt. Vijf projecten en geen herinneringen? Dat voelt als een kunstmatige beperking om je te pushen naar Pro. En voor €60 per jaar krijg je bij concurrenten vaak meer features.
Mijn advies: probeer eerst Microsoft To Do als je een gratis optie wilt. Zit je in het Apple-ecosysteem? Overweeg Things 3. Wil je meer features voor minder geld? Kijk naar TickTick. Maar als je specifiek die snelle invoer en betrouwbaarheid van Todoist wilt, en je gebruikt het dagelijks, dan is Pro het waard.
Ik gebruik Todoist nog steeds. Niet omdat het perfect is, maar omdat het simpelweg werkt. En soms is dat genoeg.
